如何提高办公效率

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如何提高办公效率(1)

如何提高工作效率

21世纪企业之间的竞争日益激烈,要想在有限的资源和有限的时间内获得最大化的效益,就必须要以比竞争对手更快的速度发展,如何提高工作效率也就成为了当今企业所要思考的问题。提高工作效率,不仅涉及到公司的运作,还关系到公司的每位员工。一方面,公司要创造良好的条件,使公司资金流、信息流、物流高效运转,另一方面,员工要提高自己的综合素质,提升岗位创造的价值。

公司作为一个组织,员工在公司这个平台上工作,公司的规章制度、流程做法都会影响到公司员工的工作效率。要想提高效率,公司需要从宏观层面上着手。

1. 公司的组织结构合理,工作职责明确。

公司的组织结构合理有利于部门间的相互沟通与合作,明确各部门的工作职责,有利于员工的工作分工,专注于自己的业务。

2. 公司的规章制度明确合理,工作流程规范顺畅。

无规矩不成方圆。员工要在公司的规定的框架中,事情才能有序的进行。如果都按大家的意愿行动,就如没有红绿灯和斑马线的道路,人员、事情都会乱成一片。本人认为工作流程完善也是一个影响工作效率的重要因素。如果工作中没有固定的工作流程或工作流程不完善,员工工作时就会觉得迷惑,找不着方向。同时要完成一件本来容易完成的事情,却花费了更多的人力和时间。

3. 信息化、自动化办公。

21世纪,科学技术日新月异,如果能够把信息技术、网络技术用于生产、办公,必然会提高生产、工作效率。

4. 组织有效率的会议。

“议而不决,决而不行,行而不果。”这是没有效率的会议。召开会议需要召集人员进行讨论,费时费力如果没有决策、没有执行、没有效果的会议不如不开。如果真的觉得要召开会议,只通知相关人员,明确会议主题,限制会议时间,得出结论,并执行会议决策。这样的会议才有效、有意义。

从微观来看,员工作为组织的个体,个体行为影响组织效益,员工若能在每天8个小时内提高自身的工作效率,必能整体提高公司的运行效率。员工可以从以下几个方法提高自己的工作效率。

1. 保持工作热情,工作目标明确。

保持工作热情,工作目标明确,这是提高个人工作效率的首要前提。如果员工对自己的工作岗位,所从事的工作不抱有热情,那工作起来敷衍了事,更不用说高效率工作了。同时,为自己设定工作目标也是很重要。没有目标的工作就如没有方向的航行,使人盲目,难以达到好的工作效果。

2. 有正确的时间观,懂得时间管理。

每个人都是一天24个小时,一年365天。如何在相同的时间做更多有意义的事情呢?这就要求我们有正确的时间观,懂得如何管理时间。譬如想喝上一杯热茶,需要做的工作是烧开水、洗茶杯。一般情况下,在烧开水的同时我们洗茶杯,这样就可以节省时间,提高效率。可见,同样的工作内容,只要分配好时间,就能提高工作效率。

3. 加强专业技能学习,提高业务水平

熟能生巧。如果个人对业务不熟悉或不精通,肯定会效率低下,工作出错较多,影响工作的产出。

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